Marknadsnyheter

Legal entity management, rethinking organizational charts – how to succeed in automating and delivering org charts to the group

Published

2 år ago

3 februari, 2023

Tanalys

In many organizations, maintaining and updating org charts could be challenging. Entities may have changed names, become dormant, or a change in the ownership structure has taken place. Changes such as these must be reflected in the org charts you maintain for the group. Often you also have many charts to update, e.g., one for the group, one for the large countries, and one for each segment/division, etc., which may take a long time to update.

Peter Öhling, CEO Blika

Several group stakeholders request Org charts for internal or external purposes, such as inclusions in filings with authorities in various compliance processes. The stakeholders require high-quality data and correct org charts, and these requirements increase the need to secure that you can produce up-to-date org charts. In addition, you need to meet the specific requirements that some departments may have.

When you implement a process to secure high-quality data and org charts, there are a few things that, in our experience, are vital to consider.

Legal entity management

The first step is to secure that you efficiently collect data which you need to draw up the org charts. This step is done via a legal entity management system. It is crucial that you collect all data points required for an org chart and that it is easy to add or change the data you collect to meet future requirements.

It is also essential to reflect the different segments you have in your group to give you added flexibility when producing your org charts. Sometimes it could be helpful to keep track of your operating entities and build a bridge between the legal and operational structure. If you have many entities and are making restructurings or spn-offs, it may be vital to have this information and to include this information in an org chart.

When you work with collecting legal entity data, you must have a flexible access rights system that allows you to reflect your organization, e.g., to work centralized or decentralized. The flexible and advanced access rights system will enable smart functionality when you draw up your charts. For example, it will allow you to automatically grant access to certain people to view charts for a country or a segment and restrict others from viewing these. You can also push down the possibility of drawing up and maintaining charts to a sub-division or automatically publishing charts on your intranet.

Org chart functionality

To produce a high-quality org chart quickly, you need a full integration with your legal entity management solution. The org chart function needs to be intuitive and user-friendly yet include advanced functionality that gives you options to customize and display different information in your charts. The key word is flexibility.

The org charts should be drawn up automatically based on the information from your legal entity management solution. This function will save you much time, starting with quality-controlled data and avoiding a manual drawing process. An example of how powerful it can be is when you pick any historical date, a selection of companies, and have the solution automatically draw up the chart for the selected date.

You want to ensure that you have a continuously developed solution with new functions to meet new compliance requirements. The legal entity management solutions and the org chart function should be future-proof.

Examples of specific functions

Many different functions may be helpful when you draw a chart. Some that you may want to consider including in your solution are listed below.

Include advanced charting with, e.g., cross-ownerships and treasury shares
Quickly select which countries, entities, segments, or entity statuses to include in a chart
Manage permanent establishments, operating entities and quickly draw up sub-groups, or various ownership chains
Select what information to include in a chart, e.g., company number or external shareholders
Fine-tune information that is included and how it is displayed
Quickly and easily draw up charts for historical dates
Apply extensive formatting possibilities in a chart with your colors and logos
Fine-tune all data and how it is shown in the chart
Define and automatically update charts at regular intervals of your choice
Get notifications of what changes have been made to each chart
Automatically publish charts for a wider audience
Draw up a chart for one entity showing direct owners (internal & external) and direct subsidiaries with the click of a button

Examples of how what you can achieve with an advanced charting function

You want to draw up a chart for the 3rd of April last year to show the group structure before a large restructuring. You also want to highlight certain entities, such as holding and dormant entities. The chart should show a specific division, but only all North American entities in that division. You also want one chart which includes all entities owned by a north American entity outside of North America and one that excludes them. Finally, you want the chart to show the color scheme and logo of the selected division.

An advanced charting function allows you to select different shapes for different types of entities, such as rounded corners for holding companies and specific colors for dormant entities, etc. Furthermore, it should be possible to easily select companies with exclusions to show only the companies you want to show in the chart for a specific date. It should be possible to display entities next to each other or grouped. Suppose you have an entity under liquidation and want to highlight this. In that case, it should be easy to show the under liquidation status for that entity and have all charts automatically updated where this entity is included. When you have the chart ready, applying the color scheme and logo for the division you are drawing is easy with an advanced charting solution.

The group perspective

The compliance burden is increasing in multinational groups. Thus, people responsible for the legal entity data and org charts will be affected since this information is needed in many compliance processes. The increased compliance requirements mean you must deliver data to several departments. Each department may have its requirements and need the data at different intervals. You need to meet these requirements. Implementing an efficient data collection process that keeps track of how data changes over time and connects this to an org chart function will make it easier to meet these demands.

The advanced functions described above are examples of how you can meet the increasing requirements when drawing up many charts for various internal and external stakeholders and situations.

For more information, please contact:
Peter Öhling Ekenstierna, CEO Blika, peter.ohling@blika.com, +46 72 512 91 97
Magnus Sjöbäck, Press Officer Blika, magnus.sjoback@greatness.se, +46 70 445 15 99

Blika’s solution helps large multinational companies with data collection, automation of manual work, analyzing and presenting tax and legal data. The company was established in 1989 and is headquartered in Stockholm, Sweden. blika.com

Marknadsnyheter

Regeringen föreslår lättnader i byggkraven för studentbostäder

Published

3 månader ago

18 februari, 2025

Tanalys

Regeringen har beslutat om en lagrådsremiss med förslag till lättnader i byggkraven för studentbostäder. Syftet är att öka möjligheterna till flexibilitet vid byggandet.

– På många studieorter är det svårt för studenter att hitta boende. Därför behöver byggregelverket förenklas. Syftet är att möjliggöra för fler studentbostäder genom sänkta byggkostnader och ökad flexibilitet, säger infrastruktur- och bostadsminister Andreas Carlson.

Förslaget innebär att det blir möjligt att göra undantag från kraven på tillgänglighet och användbarhet i en byggnad som innehåller studentbostäder. Undantagen ska kunna tillämpas vid både nyproduktion och vid ändring av en byggnad.

Det ska vara möjligt att göra undantag för högst 80 procent av studentbostäderna i ett byggprojekt. Minst 20 procent av studentbostäderna ska fortfarande uppfylla gällande krav på tillgänglighet och användbarhet för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.

Lagändringen ger större flexibilitet vid byggande av studentbostäder och skapar fler tänkbara sätt att utforma planlösningar. Till exempel kan bostadsytan minskas och fler bostäder rymmas inom en given yta.

De föreslagna undantagen ska inte hindra personer med funktionsnedsättning att vara delaktiga i sociala sammanhang. En studentbostad som omfattas av undantagen ska kunna besökas av en person med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.

Regeringen breddar också definitionen av studentbostäder till att inkludera all vuxenutbildning för att göra det möjligt för fler kommuner att erbjuda studentbostäder.

Förslagen föreslås träda i kraft den 1 juli 2025.

Lagrådsremissen: Lättnader i byggkraven för studentbostäder – Regeringen.se

Presskontakt
Ebba Gustavsson
Pressekreterare hos infrastruktur- och bostadsminister Andreas Carlson
Telefon (växel) 08-405 10 00
Mobil 076-12 70 488
ebba.gustavsson@regeringskansliet.se

Marknadsnyheter

“Vi behöver tillsammans enas om vettiga avtal, som sätter standard för branschen”

Published

3 månader ago

18 februari, 2025

Tanalys

Sveriges Radios Kulturnytt gör just nu en mycket välkommen granskning av villkoren i musikbranschen. Igår lyftes artisten Siw Malmkvists situation med ett avtal som inte förnyats på över 60 år. Hennes situation är tyvärr långt ifrån unik. Musikerförbundet har länge uppmärksammat att majorbolagen fortsätter att betala extremt låga royaltynivåer till artister vars kontrakt skrevs på 1960-talet – en tid då digital streaming inte existerade.

– Jag kan intyga att artisterna som talar ut i P1 är långt ifrån ensamma om sin situation och vi uppmanar deras artistkollegor att gå ut med sitt tydliga stöd till de som vågar bryta tystnaden om oskäliga ersättningar, säger Musikerförbundets ordförande Karin Inde.

Musiker och artister skapar det värde som skivbolagen tjänar pengar på, men ändå ser vi gång på gång hur bolagen behåller stora delar av intäkterna. Att en av Sveriges mest folkkära artister, med en karriär som sträcker sig över decennier, fortfarande har en oskälig royalty är ett tydligt bevis på branschens obalans.

– Tystnadskulturen kring prissättning är enbart bra för bolagen. Både artister och musiker skulle verkligen tjäna på att dela med sig till varandra om hur betalningar och dealar verkligen ser ut. Förstås i trygga, egna rum. Det är bara bolagen som tjänar på att vi inte pratar med varandra om pengar, säger Karin Inde.

Stort tack till de modiga artister som ser till att lyfta problematiken! För att vi ska få till en i grunden mer rättvis musikbransch behöver de stora parterna i sammanhanget – skivbolagen, musikerna och artisterna – göra som de flesta andra svenska branscher lyckas med:

– Vi behöver tillsammans enas om vettiga och balanserade avtal, som sätter standard för branschen. Musikerförbundet är redo att göra vår del i arbetet för bättre villkor i musikbranschen, frågan är om skivbolagen är redo, säger Karin Inde.

Karin Inde
Förbundsordförande
karin.inde@musikerforbundet.se
+46 (0)704447228

Musikerförbundet är fackförbundet för professionella musiker och artister. Vi arbetar för förbättrade upphovsrättsliga och arbetsrättsliga villkor och för att våra medlemmar ska få en rättvis del av de värden de skapar i samhället.

Marknadsnyheter

Bönor från egen kaffeskog, sump till jord – Viking Lines nya kaffe gör gott på många olika sätt

Published

3 månader ago

18 februari, 2025

Tanalys

Viking Lines resenärer dricker varje år 8,5 miljoner koppar kaffe. Nu satsar rederiet på ett helt nytt kaffe som ger minskade klimatutsläpp och bättre levnadsvillkor för odlarna. Kaffet från Slow Forest odlas på rederiets egen odling i Laos utan kemiska gödningsmedel, handplockas och rostas därefter i Danmark.

Allt kaffe som serveras på Viking Lines fartyg är nu hållbart producerat Slow Forest-kaffe, odlat på rederiets 75 hektar stora odling på högplatåerna i Laos och rostat i Danmark. Kaffeplantorna odlas bland träd på återbeskogad mark, i stället för på traditionellt skövlade plantager. Viking Lines odling ligger i en kolsänka där målsättningen är att plantera 30 000 träd, vilket innebär nästan 400 träd per hektar. Kaffeskogen förbättrar också den lokala biologiska mångfalden i området.

Odlingen, bearbetningen och rostningen av kaffet hanteras av Slow Forest Coffee. För företaget är det viktigt att produktionskedjan är rättvis och transparent. Utöver miljöfördelarna erbjuder Slow Forest bättre lönevillkor och sjukersättning för byns odlare.

”Den traditionella kaffetillverkningens koldioxidavtryck är stort och merparten av intäkterna går till Europa i stället för produktionsländerna. Vi ville göra annorlunda. Våra kunder vill göra hållbara val, och nu kan de njuta av sitt kaffe med bättre samvete än någonsin tidigare,” berättar Viking Lines restaurangchef Janne Lindholm.

Bönorna till Slow Forest-kaffet får sakta mogna i skuggan av träden, utan kemiska gödningsmedel. De plockas också för hand, vilket avsevärt förbättrar kaffets kvalitet och smak. Viking Lines nya kaffe består till 100 procent av Arabica-bönor, med en balanserad syrlighet samt smak av nötter och choklad. Rostningsprofilen har skapats av den världsberömda danska rostningsmästaren Michael de Renouard.

”Vi valde en mörkrost till fartygets kaffe, vilket passar både finländarnas och svenskarnas nuvarande smakpreferenser gällande rostning. Finländarnas smak gällande kaffe har under de senaste åren utvecklats mot en mörkare rostning. Innan vi gjorde vårt slutgiltiga val testades det nya kaffet i Viking Cinderellas bufférestaurang och personalmässen – och båda testgrupperna gav toppbetyg. Då 8,5 miljoner koppar kaffe bryggs varje år kan inget lämnas åt slumpen!” säger Janne Lindholm.

Viking Lines hållbarhetsmål stannar inte vid produktionskedjan. Kaffesump från fartygen återvinns nämligen som råmaterial för trädgårdsjord. Detta minskar avsevärt användningen av jungfrulig torv vid tillverkningen av mylla.

”Vi har som mål att allt som tagits ombord på fartygen som är möjligt att återvinna ska återanvändas eller återvinnas. Det gäller inte bara kaffet utan även matavfall och till exempel textilier som tas ur bruk. Ett bra exempel på vårt livscykeltänkande är att frityrolja från fartygets restauranger blir till biobränsle för den finska sjöfartsindustrin,” säger Viking Lines hållbarhetschef Dani Lindberg.

Slow Forest Coffee – 5 fakta:

Slow Forest Coffee är ett kaffeföretag som verkar i Laos, Vietnam och Indonesien i samarbete med över 500 lokala kaffeodlare.
Företaget grundades år 2019 av Pinja Puustjärvi, driven av en vilja att skydda skogarna i Laos och stötta lokala odlare. Puustjärvi bodde som barn i Laos på grund av sin fars arbete.
Kaffet odlas i restaurerade kaffeskogar, som binder stora mängder kol och ökar den biologiska mångfalden.
Det är viktigt för företaget att produktionskedjan är ansvarsfull och transparent, samt att verksamheten gynnar både miljön och de lokala samhällena.
Slow Forest Coffee betalar odlarna bättre ersättning än genomsnittet i Laos och erbjuder förmåner som underlättar deras liv: förskottsbetalningar, utbildning och möjligheten att låna pengar från en krisfond.

Mera infomation om Slow Forest Coffee här

Tilläggsinformation:

Janne Lindholm, restaurangchef

janne.lindholm@vikingline.com, tel. +358 400 744 806

Dani Lindberg, hållbarhetschef

dani.lindberg@vikingline.com, tel. +358 18 27 000

Johanna Boijer-Svahnström, informationsdirektör

johanna.boijer@vikingline.com, tel. +358 18 270 00

Christa Grönlund, informationschef

christa.gronlund@vikingline.com, tel. +358 9 123 51