Marknadsnyheter

Möten 2.0 – pilotprojekt som skapar nya mötesrutiner

Published

3 år ago

10 september, 2021

Tanalys

fre, sep 10, 2021 12:42 CET

Möten: En möjlighet att dela information och stärka gemenskapen, och samtidigt en tidstjuv som tar tid från andra arbetsuppgifter. Detta moment 22 har fått anställda att ifrågasätta rimligheten i att möten nu tar upp större delen av arbetsdagen.

Den globala övergången från kontors- till distansarbete har fått antalet onlinemöten att skjuta i höjden. Det nya sättet att arbeta kräver en ny form av tidsplanering och det har varit en utmaning för Kiiltonians att schemalägga och delta i en rad digitala möten, och samtidigt se till att de dagliga arbetsuppgifterna flyter på. Kiilto var medvetna om det här växande problemet och ville prova olika sätt att effektivisera arbetsprocesserna, förbättra tidsplaneringen och skapa tid för vila och återhämtning under arbetstid.

– Vi här på HR fick klagomål från många kontorsanställda om att deras arbetsdagar hade förvandlats till ett maratonlopp utan paus, de satt i Teams-möten hela dagen och hann börja sitt ”riktiga jobb” först klockan 16 när alla möten var över. Vi hade kommit till en punkt där vi behövde förändring, snabbt. Något måste göras, säger HR Business Partner Satu von Bagh, som ledde projektet.

Pilotprojektet ”mötesfri zon” togs emot med entusiasm

Kiiltos verksamhet spänner över tre tidszoner och många är vana att arbeta i multinationella team med scheman som krockar. Å ena sidan erbjuder digitala möten en ny känsla av flexibilitet, effektivitet och att vara uppdaterad. Å andra sidan hotar de att stjäla tid från våra pauser eller, ännu värre, utplåna dem helt och hållet. Distansarbetande Kiiltonians struntade i lunchrasten och åt helt enkelt vid sin dator under det digitala mötet, för att inte missa något. Men de ständigt krympande pauserna påverkade Kiiltonians i hög grad, och stressen smög sig på.

– Vi ville se till att alla fick möjlighet att ta en ordentlig lunchpaus och få tillbaka sin energi, och också att alla arbetsdagar innehöll en sammanhängande period av lugn och ostörd arbetstid, säger von Bagh.

Den mötesfria zonen vid lunchtid provades först i ett mindre team. En tvåtimmars “slot” lades till i den elektroniska kalendern, en tid som skulle hållas mötesfri, om möjligt. Testomgången fick mycket positiv respons, så projektet utvidgades till att omfatta hela företaget.

– Pilotprojektet pågår fortfarande och dess framtid kommer att avgöras utifrån feedback och erfarenheter, fortsätter von Bagh.

En ny struktur och rytm för möten

Projektgruppen genomförde en undersökning bland Kiiltonians för att ta reda på vilka mötesrelaterade problem som är vanligast. Resultaten användes för att ta fram grundläggande regler för effektiva och ändamålsenliga mötesrutiner.

– Den viktigaste regeln är att noga överväga om ett möte ens är nödvändigt. Kan frågan hanteras på något annat sätt? Mötet måste ha ett mål, och personen som bjuder in till ett möte måste ta sig tid att tänka igenom vilka som behöver vara med. Att delta i ett möte tar alltid tid från andra uppgifter, påpekar Von Bagh.

De som är inbjudna till ett möte bär också en del av ansvaret, och de bör överväga om det är nödvändigt för dem själva att närvara och om det främjar dagordningen för mötet. Ju mer självständigt arbetet blir, desto viktigare är det för varje enskild medarbetare att prioritera sin tid. Förutom möten bör de också avsätta tid för andra saker som ingår i deras arbetsbeskrivning.

Tre tips för en bättre möteskultur

Utvärdera alltid om det är nödvändigt att ha ett möte, att bli inbjuden, eller att delta i ett.
Ändra standardlängden för möten (t.ex. 25 eller 50 minuter), så att deltagarna alltid har en liten stund ledigt mellan varje möte.
När du deltar i ett möte som någon annan kallat till, ta eget ansvar för att ni håller er till ämnet och den avsatta tiden.

Taggar:

Marknadsnyheter

Debutroman inspirerad av relationskollapsen

Published

20 minuter ago

26 april, 2024

Tanalys

Inspirerad av sitt eget uppbrott skriver Mikael Winroth om smärtsam svartsjuka och brinnande förälskelse i nya boken Selekt. Relationsromanen utkommer på Hoi förlag den 21 maj.

När Davids ex Daniela berättar att hon träffat en ny krossas alla förhoppningar om en återförening. Kan David ta sig ur den kollaps som följer när man förlorar kärleken och familjen?

– För mig är Selekt en berättelse om kärlek som också undersöker svartsjukans och förälskelsens färger, säger författaren Mikael Winroth.

Om förtvivlan och pånyttfödelse
Idén till romanen kom ur en separation. Med inspiration från Albert Camus Fallet skriver Mikael varmt, men samtidigt smärtsamt, om när livet raseras och blir till kaos.

– Det var en period full av desperation och utspel blandat med sorg och förtvivlan, och hopp om pånyttfödelse, säger han.

För intervju eller recensionsex mejla marknad@hoi.se

Foto: Tim Kristensson

Mer om författaren

Mikael Winroth, född 1972 i Stockholm, bor i Ljungskile norr om Göteborg. Han är utbildad civilingenjör från KTH och är konsult som IT-projektledare. Selekt är Mikaels debutroman.

Kontakta ossmarknad@hoi.se

Hoi är ett modernt bokförlag som kombinerar styrkan hos ett traditionellt förlag med större frihet, mer delaktighet och bättre villkor för författaren. Vi letar ständigt efter manus med litterära och kommersiella kvaliteter. Välkommen till oss, som läsare eller författare.

Marknadsnyheter

Debutroman inspirerad av relationskollapsen

Published

20 minuter ago

26 april, 2024

Tanalys

Inspirerad av sitt eget uppbrott skriver Mikael Winroth om smärtsam svartsjuka och brinnande förälskelse i nya boken Selekt. Relationsromanen utkommer på Hoi förlag den 21 maj.

När Davids ex Daniela berättar att hon träffat en ny krossas alla förhoppningar om en återförening. Kan David ta sig ur den kollaps som följer när man förlorar kärleken och familjen?

– För mig är Selekt en berättelse om kärlek som också undersöker svartsjukans och förälskelsens färger, säger författaren Mikael Winroth.

– Det var en period full av desperation och utspel blandat med sorg och förtvivlan, och hopp om pånyttfödelse, säger han.

För intervju eller recensionsex mejla marknad@hoi.se

Foto: Tim Kristensson

Mer om författaren

Mikael Winroth, född 1972 i Stockholm, bor i Ljungskile norr om Göteborg. Han är utbildad civilingenjör från KTH och är konsult som IT-projektledare. Selekt är Mikaels debutroman.

Kontakta ossmarknad@hoi.se

Marknadsnyheter

Alkoholrelaterad vård och behandling kostar Region Dalarna hundra-tals miljoner årligen

Published

26 minuter ago

26 april, 2024

Tanalys

IOGT-NTO uppmanar politiker i Dalarna att ta del av kunskap och forskning om omfattningen av kostnaderna som alkoholen bär. Men den kunskapen kan politiken fatta de beslut som ger förutsättningar för en bättre folkhälsa och möjliggör utveckling.

Enligt Rambolls undersökning av de alkoholrelaterade kostnader årligen i region Dalarna framkommer bland annat:

120 mnrk i hälso- och sjukvårdskostnader
198 mnkr för socialtjänsten
902 mnk på grund av förtida dödsfall
59 mnkr för sjukfrånvaro på kort och lång sikt

Genom att bedriva en alkoholpolitik som värnar om människor och bidrar till en sänkt alkoholkonsumtion kan dessa kostnader minskas! Exempel: Bibehållet alkoholmonopol, begränsad tillgänglighet, förbud av alkoholreklam och höjd alkoholskatt.

IOGT-NTO besöker därför på måndag 29 april regionfullmäktiges sammanträde i Falun mellan klockan 9.30-11.00 och träffar politikerna i regionen! Vid besöket delar IOGT-NTO ut kunskapsmappar som innehåller bland annat information om regionens påverkansbara kostnader samt forskningsrapporter om alkohol och hjärnan.

Vid intresse från media att deltaga, intervjua eller besöka kontakta personen nedan

Kontakt

Ponthus Jessmor
Presskontakt IOGT-NTO
0734 61 83 28
press@iogt.se

Press – IOGT.se

IOGT-NTO vill öka individens frihet och bidra till ett tryggare samhälle där ingen far illa av alkohol eller andra droger. IOGT-NTO är en religiöst och partipolitiskt obunden organisation vars verksamhet vilar på nykter grund och syftar till att stärka demokrati och solidaritet. vi är idag den viktigaste samhällsaktören med mål att minska skadorna från alkohol och andra droger.